Политика OctoJinn в отношении обработки персональных данных
Редакция: 28 октября 2026 года. ИНН 7736379736 • КПП 773601001 • ОГРН 1267700338190
Оглавление
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет принципы, цели, правовые основания, состав и порядок обработки персональных данных Общество с ограниченной ответственностью «Октоджинн» (далее — «Оператор», «Общество») при использовании сайта https://octojinn.ru, сервиса OctoJinn, личного кабинета, форм заявок, технической поддержки, заключении и исполнении договоров и иных связанных процессах.
1.2. Политика применяется к обработке, при которой Общество самостоятельно определяет цели и средства обработки персональных данных. Если корпоративный клиент определяет цели и средства обработки данных своих работников, представителей, клиентов или иных лиц и поручает Обществу обработку таких данных в OctoJinn, Общество действует в этой части как лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора; условия определяются договором и DPA.
1.3. Общество руководствуется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Гражданским кодексом РФ, трудовым, налоговым, бухгалтерским законодательством, законодательством о рекламе и иными применимыми нормами. Сам по себе Закон № 152-ФЗ не используется как самостоятельное правовое основание обработки: конкретные основания указаны ниже по каждой цели.
2. Сведения об Операторе
| Реквизит | Сведения |
|---|---|
| Полное наименование | Общество с ограниченной ответственностью «Октоджинн» |
| Сокращённое наименование | ООО «Октоджинн» |
| ИНН | 7736379736 |
| КПП | 773601001 |
| ОГРН | 1267700338190 |
| Адрес | 119311, г. Москва, проспект Вернадского, д. 13, кв. 147 |
| Генеральный директор | Прокофьева Анна Владимировна |
| Email по вопросам ПД | privacy@octojinn.ai |
| Юридический email | legal@octojinn.ai |
| Сайт | https://octojinn.ru |
3. Принципы обработки
- обработка ведётся законно, добросовестно и только для заранее определённых, конкретных и законных целей;
- состав данных ограничивается тем, что действительно необходимо для заявленной цели; избыточные данные не должны запрашиваться или использоваться;
- несовместимые между собой базы данных не объединяются, если их цели обработки несовместимы;
- Общество принимает меры для поддержания точности и актуальности данных и удаляет/уничтожает данные после достижения цели, если закон или иной законный документ не требует хранения;
- доступ к персональным данным предоставляется только лицам, которым он необходим для выполнения трудовых/договорных обязанностей.
4. Цели, субъекты, данные, основания и сроки
| Цель | Субъекты | Персональные данные | Правовое основание | Срок/критерий хранения |
|---|---|---|---|---|
| Работа сайта, безопасность и предотвращение злоупотреблений | Посетители сайта | IP-адрес, дата/время, URL, сведения о браузере/ОС/устройстве, технические cookie, идентификатор сессии, примерный регион/часовой пояс, получаемые из IP/настроек | п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ — осуществление прав и законных интересов Оператора при условии ненарушения прав субъекта; при необходимости — согласие на необязательные cookie | Технические журналы — до 30 дней; необходимые cookie — на срок сессии/технической необходимости; необязательные — до отзыва или истечения срока cookie |
| Заявки, демонстрации, обратная связь и преддоговорное взаимодействие | Заявители и представители компаний | имя, фамилия (если указывается), компания, должность/роль, телефон, email, содержание обращения, история коммуникации | Отдельное согласие на рассмотрение обращения, ответ, демонстрацию и запрошенное предложение; договорное основание — только при наличии применимых условий | До закрытия обращения, не более 6 месяцев после последнего активного обращения заявителя, если нет другого законного основания |
| Регистрация, доступ к сервису и исполнение B2C-договора | Пользователи B2C/self-service | ФИО/имя аккаунта, email, телефон при наличии, идентификаторы аккаунта, тариф, настройки, история доступа, обращения в поддержку, технические журналы | п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ — заключение и исполнение договора | Срок договора + 3 года для защиты прав; отдельные бухгалтерские/платёжные документы — в сроки, установленные законом |
| Исполнение B2B-договоров и коммуникация | Представители, пользователи и подписанты корпоративных клиентов/партнёров | ФИО, должность, компания, рабочие телефон/email, полномочия, переписка, сведения об аккаунте и действиях в пределах корпоративной учётной записи | п. 5 и/или п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ; нормы гражданского/налогового/бухгалтерского законодательства | Срок договора + 3 года; первичные учётные документы — не менее срока по законодательству о бухгалтерском учёте и налогах |
| Техническая поддержка, безопасность сервиса и расследование инцидентов | Пользователи, представители клиентов | идентификаторы аккаунта/сессии, обращения, системные события, IP, данные об ошибках, действия пользователя; содержание запроса — только в необходимом объёме | п. 5 и/или п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ | Диагностические журналы — обычно не более 30 дней; дольше только при конкретном инциденте, споре или иной законной необходимости |
| Маркетинговые и рекламные сообщения | Лица, давшие отдельные согласия | имя, email, телефон, выбранный канал, сведения о доставке/открытии/переходах, дата/время/IP факта согласия | отдельное согласие субъекта; для рекламы также предварительное согласие по ст. 18 Закона № 38-ФЗ | До отзыва соответствующего согласия, но не более 3 лет без его обновления |
| Бухгалтерский, налоговый и обязательный учёт | Контрагенты/представители/получатели выплат | данные договоров и первичных документов, платежные/налоговые реквизиты в предусмотренном законом объёме | исполнение обязанностей, возложенных законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ) | В сроки, установленные налоговым, бухгалтерским и иным обязательным законодательством |
| Подбор персонала и трудовые отношения | Кандидаты и работники | резюме/контакты/квалификация; для работников — данные, необходимые по ТК РФ и иным законам | согласие кандидата; п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ и трудовое законодательство | Кандидаты — до 6 месяцев при отсутствии найма, если нет отдельного основания; работники — по законным срокам кадрового хранения |
| Запросы, история диалогов и ответы AI | Пользователи B2C и пользователи B2B по соответствующим ролям | Текст запросов, ответы и история действий; ПД только в допустимых сценариях | Исполнение B2C-договора либо документированное поручение B2B | До удаления пользователем или закрытия аккаунта; удаление из систем и копий до 30 дней |
| Пользовательские файлы и производные данные | Пользователи, лица из разрешённых сценариев | Файлы, извлечённый текст, краткие изложения, векторные индексы и кэши | Исполнение договора или поручение B2B | До удаления пользователем/цели, полное удаление из систем и копий до 30 дней |
| Интеграционные данные | Пользователи и лица, чьи сведения содержатся в разрешённых интеграциях | Выбранные записи, события, контакты, токены доступа в минимально необходимом объёме | Исполнение договора и иные применимые основания; для B2B — DPA | После отключения интеграции дальнейший доступ прекращается; копии удаляются до 30 дней |
5. Клиентские материалы и персональные данные в B2B и B2C
5.1. В B2B-сценариях корпоративный клиент может загружать в OctoJinn материалы, содержащие персональные данные, если это необходимо для согласованного бизнес-процесса. В отношении таких данных клиент, как правило, самостоятельно определяет цели и средства обработки и является оператором, а Общество обрабатывает данные по его документированному поручению на основании DPA.
5.2. Корпоративный клиент обязан обеспечить законные основания для передачи/поручения обработки и соблюдать принцип минимизации. Специальные категории персональных данных, биометрические данные, паспортные данные, полные платёжные реквизиты и иные чувствительные данные не должны передаваться в стандартный контур OctoJinn, если соответствующий сценарий прямо и письменно не согласован сторонами.
5.3. Общество не использует клиентские запросы, историю диалогов, загруженные файлы, интеграционные данные, производные материалы и ответы AI для обучения, дообучения, оценки обучающих наборов или ручной разметки моделей — как собственных, так и сторонних. Для поставщиков моделей и иных обработчиков действует такое же договорное ограничение; обработка для выполнения запроса, обеспечения безопасности или по обращению поддержки не считается обучением.
5.4. В обычном B2C-режиме пользователь по условиям договора не вправе целенаправленно передавать персональные данные третьих лиц и чувствительные сведения. Исключение для обычных контактных/служебных данных возможно только в прямо предусмотренных функциях интеграций при соблюдении применимых законных оснований. Пользователь самостоятельно определяет содержание передаваемых материалов и отвечает за законность их передачи и нарушение договорных запретов в пределах применимого закона. Общество сохраняет собственные обязанности по защите и законной обработке фактически полученных данных.
5.5. Пользовательские исходники и производные данные, включая извлечённый текст, резюме, индексы, кэши и результаты обработки, удаляются из рабочих систем и резервных копий не позднее 30 календарных дней после удаления пользователем или прекращения соответствующей цели обработки, если закон не требует обязательного хранения отдельных сведений. Архивы законно обязательных документов не используются для новых AI-задач и маркетинга.
6. Условия и способы обработки
6.1. Обработка может быть автоматизированной, неавтоматизированной и смешанной. Операции включают сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление уполномоченным лицам/обработчикам, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение — только в объёме соответствующей цели.
6.2. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через Интернет запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением прямо предусмотренных законом случаев.
6.3. Лица, обрабатывающие персональные данные по поручению Общества, допускаются до обработки на основании оформленного поручения с условиями по целям, составу и операциям, конфиденциальности, защите, удалению и уведомлению об инцидентах. Если Общество обрабатывает данные по поручению корпоративного клиента, отдельное DPA заключается до передачи таких данных.
7. Передача третьим лицам и субобработчики
7.1. Общество может предоставлять данные только в объёме, необходимом для: хостинга и эксплуатации инфраструктуры; аутентификации; коммуникаций и поддержки; платежей/кассовых операций; исполнения требований закона и законных запросов органов власти; иных целей, прямо описанных в настоящей Политике.
7.2. Для функционирования сервиса привлекаются российские поставщики инфраструктуры, связи и авторизации, почтовых услуг, CRM, поддержки и AI-обработки, а после подключения платежей — ЮKassa и лица, обеспечивающие фискализацию. Актуальные сведения о конкретных обработчиках, их юридических лицах и функциях предоставляются пользователю до соответствующего согласия и по запросу на privacy@octojinn.ai. Данные не передаются обработчику для не предусмотренной согласованной целью обработки.
8. Трансграничная передача
8.1. При использовании OctoJinn персональные данные обрабатываются в российском контуре. Общество не осуществляет трансграничную передачу персональных данных в описанных процессах. При изменении маршрутов передачи Политика и необходимые уведомления актуализируются до начала такой передачи.
9. Cookies и аналитика
9.1. Технически необходимые cookie и аналогичные механизмы используются для работы сайта и его безопасности. Необязательная аналитика, рекламные идентификаторы и встроенные сторонние трекеры не активируются до отдельного активного согласия. Отказ не препятствует заявке, регистрации и оплате.
9.2. Пользователь может отдельно разрешить или запретить аналитику и маркетинговые технологии через первый слой баннера и повторно изменить решение в настройках cookie. Выбор сохраняется до отзыва, но не более 6 месяцев; при изменении целей или получателей запрашивается новый выбор.
10. Меры по обеспечению безопасности обработки персональных данных
Сотрудники и подрядчики получают доступ к содержимому пользовательских материалов только в объёме конкретного обращения поддержки, расследуемого инцидента либо иной законной необходимости. Доступ ограничивается и журналируется.
- назначено лицо, ответственное за организацию обработки ПД; ведутся политика, локальные акты и реестр целей обработки;
- доступ предоставляется по принципу необходимого минимума; используются индивидуальные учётные записи, аутентификация и управление правами;
- используются защищённые сетевые соединения (HTTPS/TLS), журналирование событий, резервное копирование и контроль доступности в предусмотренном инфраструктурой объёме;
- проводятся контроль/аудит соблюдения требований, оценка вреда, обучение лиц с доступом к ПД и процедуры реагирования на инциденты;
- применяются организационные и технические меры безопасности, соответствующие характеру обрабатываемых данных, актуальным угрозам и требованиям ст. 19 Закона № 152-ФЗ.
11. Обязанности Оператора
Согласие там, где оно необходимо, оформляется отдельно и до начала соответствующей обработки активным действием. Молчание, предварительно отмеченный чекбокс, закрытие баннера и акцепт оферты не являются таким согласием. Для обработки на законном договорном или обязательном основании отдельное согласие не запрашивается без необходимости.
- обрабатывать персональные данные только при наличии законного основания, для определённых и законных целей и в объёме, соответствующем таким целям;
- публиковать и поддерживать в актуальном состоянии настоящую Политику и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных в случаях, предусмотренных законом;
- обеспечивать конфиденциальность и безопасность персональных данных, контролировать доступ и выполнение требований лицами, обрабатывающими данные по поручению Общества;
- рассматривать обращения субъектов и запросы Роскомнадзора, а при наличии оснований уточнять, блокировать, прекращать обработку, удалять или уничтожать персональные данные в установленные законом сроки;
- хранить подтверждения законных оснований обработки и фактов получения согласий там, где обработка основана на согласии;
- реагировать на инциденты и выполнять обязательные уведомления Роскомнадзора в случаях и сроки, установленные законом.
12. Права субъектов и обращения
Обработка персональных данных для прямого маркетинга прекращается без промедления после отзыва соответствующего согласия или требования субъекта; техническая возможность отказа должна действовать по каждому рекламному каналу.
12.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих ПД, потребовать уточнения, блокирования или уничтожения незаконно полученных/избыточных данных, отозвать согласие и потребовать прекращения обработки, если иное законное основание не позволяет продолжить обработку. Обращения направляются на privacy@octojinn.ai или по адресу Оператора.
12.2. Информация о наличии и обработке ПД предоставляется, как правило, в течение 10 рабочих дней с даты получения надлежащего запроса; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением. Незаконно полученные или не необходимые для цели данные уничтожаются в установленные законом сроки.
12.3. При достижении цели обработки данные уничтожаются, как правило, не позднее 30 дней, если договор или закон не предусматривает иное. Требование субъекта прекратить обработку исполняется в срок до 10 рабочих дней, если отсутствует законное основание продолжать обработку; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением.
13. Инциденты
13.1. При инциденте, подпадающем под требования ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ, Общество выполняет обязательные уведомления Роскомнадзора: первичное — в течение 24 часов, результаты внутреннего расследования — в течение 72 часов.
14. Изменение Политики
14.1. Политика пересматривается при изменении законодательства, целей/состава обработки, инфраструктуры или продукта. Действующая редакция публикуется на сайте. Если изменение требует нового согласия, Общество получает его отдельно; само обновление Политики не заменяет согласие субъекта.